Dématérialiser et numériser mes documents - CRIF Informatique

En quoi la dématérialisation peut-elle s'avérer nécessaire et quelles sont les solutions ?

La dématérialisation des documents peut s’avérer obligatoire, lorsqu’elle émane d’une autorité administrative ou indispensable lorsque l’accès au document d’origine papier doit être fourni à différents interlocuteurs à différents endroits, par exemple.

Ne pas oublier également qu’une GED doit être alimentée, alors pensez également à vous équiper d’un scanner performant. Nous pouvons répondre techniquement à chacun de ces besoins. Nos solutions peuvent également s’adapter à d’autres cas d’usage, n’hésitez pas à nous contacter pour que nous en discutions ensemble.

Les cas d’usage de dématérialisation que nous rencontrons répondent à trois besoins principaux :
1 – L’accès rapide à un document papier anciennement archivé dans une armoire de rangement (facture fournisseur, contrats, etc.).
2 – Faire circuler une information entre différents services internes à la société (feuille de congés, formulaire d’ouverture de compte, documents relatifs à une commande ou un projet, etc.)
3 – Diffusion de documents à l’extérieur de l’organisation (facture client, plans client, documents techniques, etc.)

Une solution de Gestion Electronique des Documents (GED) professionnelle doit répondre aux critères suivants :
1 – Espace de stockage conséquent : vous allez forcément consommer de l’espace de stockage.
2 – Classification, personnalisation des balises (index) : il ne s’agit pas de mettre vos données n’importe comment, au contraire permettre une classification et une arborescence fines.
3 – Recherche efficiente : vos recherches doivent être rapides et, si possible, connectables et/ou intégrables à votre environnement de travail et/ou vos applications.

Openbee

Solution sur mesure pour votre Gestion Electronique des documents (GED), OpenBee est la solution la plus complète pour répondre à toutes vos problématiques de dématérialisation.

Des Workflow (processus chaîné entre plusieurs utilisateurs) de validation pour gérer les demandes de congés, fiches d’ouverture de compte, gestion de l’encours client, etc.
L’archivage légal des bulletins de paie, des factures, etc. sur un portail Cloud

Optimiser vos flux de données grâce à des outils performants (vidéocodage des factures fournisseurs, envoi par mail automatique, etc.)
Personnaliser vos index de recherche et rentrer dans le détail des contenus en réglant la détection des expressions régulières (REGEX)

Découvrir OpenBee

Sharepoint (Microsoft Office 365)

L’espace de stockage Cloud de votre Gestion Electronique des documents (GED) : avec Microsoft SharePoint Online (disponible selon les offres Microsoft Office 365), vous pouvez mettre en place des sites d’équipe et des bibliothèques de documents pour stocker et partager vos documents professionnels.

Cet espace peut être alimenté facilement par l’utilisateur ou par programmation pour être interfacé avec vos applications métiers. Même si l’archivage légal n’est pas encore disponible sur SharePoint Online, cette solution bénéficie d’avantages non négligeables :

Espace de stockage important (en moyenne 1To par utilisateur Office 365 en fonction des plans)
Grande disponibilité des sites liés à la qualité du service Cloud de Microsoft Azur
Rapidité du traitement OCR ou océrisation des documents (PDF, etc.) ; en quelques secondes votre fichier est indexé

Recherche multicritères rapide, grâce au moteur de recherche intégré à la plateforme Office, vous retrouvez tous vos documents en quelques instants. L’outil est capable d’effectuer des recherches à l’intérieur de vos documents Office et des fichiers PDF.
Afficher et modifier directement vos documents depuis le site SharePoint (dépend des versions d’Office 365).

Découvrir Sharepoint

Simple et efficace, l'intégration de votre GED dans l'ERP

La plupart des ERP permettent d’accrocher une bibliothèque de documents contextuellement à l’élément auquel ils doivent se référer.

Par exemple : un contrat client associé à la fiche client, une documentation technique PDF reliée à la fiche article à laquelle la documentation fait référence.

La plupart des ERP proposent ce type de solution, la différence se fera au niveau du mécanisme de stockage et des options de recherche proposées ou non. Par exemple, Wavesoft propose une GED intégrée. Les documents sont donc stockés dans la base de données et un système de classification par code (index) permet de retrouver les documents par recherche. Les solutions Sage, quant à elles, utilisent un lien avec l’explorateur Windows. Par conséquent les fichiers sont stockés sur un répertoire physique (disque dur de la machine) et aucune option de recherche n’est disponible.

Découvrir Wavesoft

Des services complets et utiles

Nous effectuons la formation et l’assistance aux logiciels, et nous proposons également les services de mise à jour.

Assistance et téléassistance

Pour votre tranquillité et la pérennité de vos investissements.

Sécurité et gestion emails

Nous installons, sécurisons et protégeons vos emails professionnels.

Matériel

Nous proposons une large gamme de matériels exclusivement « Professionnels ».

Télé-sauvegardes complètes

N’attendez pas le prochain sinistre pour vous préoccuper de la sécurité de vos données.

Formations

Nous proposons systématiquement de former nos clients à leurs logiciels

Nouveaux services spécifiques et Cloud

Extranet, hébergement de machines virtuelles, connexion e-commerce…

Quelle offre choisir ?

Nos équipes vous accompagnent afin de comprendre les enjeux de votre entreprise et vous proposer des solutions adaptées à vos métiers et vos méthodes de travail. CRIF Informatique vous propose plusieurs solutions, car chaque entreprise est unique et qu’il est de notre mission de vous offrir LA solution la plus adaptée.

Votre équipe d’experts

Jean-François Mayoux

Expert en systèmes d’information

Jean-François c'est votre super-informaticien, expert des systèmes d'information des plus vieilles versions aux dernières mises à jour de Windows X.

Florent Sanchez

Data scientist, expert dans l'échange des données et la Gestion, Commercial

Florent vous accompagne pour réaliser tous vos projets.

Yvonne Montico

Experte en Paie, Social et Comptabilité

Au service des entreprises et des organisations, sur le volet social et comptable, depuis plus de 35 ans.

Florian Couture

Conseiller Technicien Support

Florian est passionné par l'informatique et dynamique. Vos problèmes techniques ne lui résisteront pas.

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Openbee

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